Mô hình 7-S: Bảy yếu tố thành công trong mỗi doanh nghiệp
Đâu là những yếu tố làm nên sự thành công của một doanh nghiệp? Làm thế nào để thay đổi từ một doanh nghiệp trung bình trở thành một doanh nghiệp dẫn đầu? Kết quả nghiên cứu trong nhiều năm của nhiều nhà kinh tế học nổi tiếng đã đưa ra câu trả lời: Mô hình 7-S.
Lịch sử hình thành
Cuối những năm 70 thế kỷ XX xuất hiện những nhân tố mới trong tư duy quản lý, nó giải đáp về nguyên nhân sự thành công của doanh nghiệp. Hai chuyên gia tư vấn của McKinsey & Co. là Tom Peters và Robert Waterman đã nghiên cứu một nhóm công ty hàng đầu tại Mỹ như là: Kodak, HP, IBM, Procter & Gamble, 3M và v.v. Năm 1982 họ xuất bản quyển sách với tiêu đề “In Search of Excellence“ bao gồm bảy yếu tố. Do bảy yếu tố trong tiếng Anh được viết bắt đầu từ chữ cái S, vì vậy mô hình tìm ra được đặt tên là mô hình 7-S. Mô hình này dựa trên quan điểm rằng doanh nghiệp không chỉ là một mô hình tổ chức, hơn thế nó được đặc trưng bởi bảy yếu tố.
Những yếu tố thành công
Bảy yếu tố thành công được phân chia thành nhóm yếu tố mềm và nhóm yếu tố cứng. Mọi doanh nghiệp đều có cả thảy bảy yếu tố nhưng chúng tồn tại ở các dạng khác nhau. Kết luận then chốt của mô hình này là: Những công ty sẽ thành công, nếu như tất cả các yếu tố của chúng được gây dựng phù hợp với môi trường luôn thay đổi, như là luật pháp, quy định, yêu cầu thị trường.
Nhóm yếu tố cứng
Nhóm yếu tố cứng quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp là Cơ cấu, Chiến luợc và Hệ thống. Chúng tồn tại ở dạng có thể nắm bắt, quan sát và đo lường được. Người ta có thể đọc chúng trong báo cáo chiến lược, bản kế hoạch hay tài liệu liên quan đến xây dựng và quy trình hoạt động tổ chức v.v.
1. Cơ cấu tổ chức
Là cơ sở cho việc chuyên môn hóa, điều phối và hợp tác giữa các bộ phận doanh nghiệp. Cơ cấu phụ thuộc vào chiến lược, quy mô và số lượng sản phẩm. Hệ thống cơ cấu theo cấp bậc đang triển khai trong doanh nghiệp, tức là phương thức tổ chức các công việc kết hợp với nhau, ví dụ: Một doanh nghiệp từ trước đến nay luôn sản xuất dưới dạng băng chuyền, nay muốn đạt được kết quả sản xuất nhanh hơn và sáng tạo hơn, thì họ phải xác lập những nhóm nhỏ, theo dạng tổ chức liên kết, đơn giản hóa cấp bậc tổ chức và những con đường ngắn đưa ra quyết định thay vì hệ thống cấp bậc mờ mịt.
2. Chiến lược
Tạo ra những họat động có định huớng mục tiêu của doanh nghiệp theo một kế hoạch nhất định hoặc làm cho doanh nghiệp thích ứng với môi trường xung quanh. Chiến lược đúng sẽ chi phối về sự thành công hay thất bại. Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ và năng động muốn gia tăng mức độ nổi tiếng trên thương trường. Chi phí cho những quảng cáo rầm rộ sẽ rất cao và đó là chiến lược không khả thi. Một chiến lược quảng cáo tốt sẽ là, dán những lô gô của doanh nghiệp lên đội xe của công ty.
3. Những hệ thống
Các quy trình đều đặn (lộ trình công việc), cũng như các dòng thông tin chính thức và không chính thức hỗ trợ việc thực hiện chiến lược. Bạn hãy truyền đạt những thông tin chính thống đều đặn tới nhân viên nhằm phục vụ cho công việc của họ. Qua đó bạn sẽ gia tăng kết quả công việc và động lực. Nhưng đôi lúc một số thông tin không chính thức chỉ cần lưu hành trong nội bộ ban lãnh đạo. Ví dụ: Một công ty có vấn đề về khả năng chi trả. Trước nguy cơ mất việc làm có thể những nhân viên sẽ rời bỏ công ty. Vì thế người ta có thể giữ kín những thông tin đó cho đến khi vấn đề được giải quyết.
Nhóm yếu tố mềm
Yếu tố thành công mềm như là: Kỹ năng đặc biệt, Đội ngũ nhân viên, Phong cách quản lý, các mục tiêu chi phối và Văn hóa doanh nghiệp, thay đổi và phát triển thường xuyên trong mỗi doanh nghiệp – thông thường nó có tính chất cảm xúc, bản năng, rất khó nắm bắt hay đo lường và không thể hiện thành văn bản. Những yếu tố mềm ít chịu tác động bên ngoài vì chúng phụ thuộc bởi con người hành động. Đây là những yếu tố ẩn nhưng gây ảnh hưởng không nhỏ tới nhóm yếu tố cứng.
4. Kỹ năng khác biệt
Đây là những đặc điểm và khả năng nổi trội của doanh nghiệp. Nói một cách khác: Kỹ năng then chốt và đặc điểm khác biệt (USP - unique selling proposition), nó nâng tầm vị trí của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh. Đặc trưng doanh nghiệp của bạn là gì? ví dụ: Một doanh nghiệp công nghệ thông tin trước đây là công ty hàng đầu thế giới về sản xuất máy văn phòng, chẳng hạn như máy chữ v.v. Bạn hãy hình dung, nếu như doanh nghiệp đó chậm chân trong việc phát triển kỹ năng khác biệt đó theo hướng hệ thống xử lý văn bản điện tử v.v.
5. Đội ngũ nhân viên
Gồm tòan bộ các hoạt động liên quan đến nhân lực như: trình độ nhân lực, quá trình phát triển nhân lực, quá trình xã hội hóa, bồi dưỡng đội ngũ quản lý kế cận, gắn kết nhân viên mới, cơ hội thăng tiến, hệ thống kèm cặp và phản hồi. Mỗi nhân viên đều quan trọng. Sự phối hợp khả năng mỗi cá nhân mang lại kết quả chung cho doanh nghiệp. Với thay đổi về thời gian và sự phát triển của doanh nghiệp sẽ đặt ra những thách thức mới cho khả năng của đội ngũ nhân viên. Ví dụ: Một kỹ sư xuất chúng tại một công ty lớn hơn phát minh ra những cải tiến sản phẩm hữu ích. Công ty vui mừng đón nhận và có nhu cầu tuyển dụng chuyên gia như vậy cho việc xác lập bản quyền phát minh.
6. Văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp cấu thành bởi hai nhóm yếu tố: Văn hóa của tổ chức và Phong cách quản lý hay cách thức giao tiếp con người với nhau. Văn hóa của tổ chức là những giá trị và chuẩn mực chủ đạo được hình thành trong quá trình tồn tại của tổ chức và trở thành yếu tố bền vững trong doanh nghiệp. Phong cách quản lý thể hiện rõ nét ở những gì nhà quản lý hành động hơn là phát ngôn. Nhà quản lý phải ý thức được rằng , không chỉ có một phong cách lãnh đạo. Ví dụ: Một doanh nghiệp lâm vào tình trạnh khủng hỏang do chính sách thu hồi sản phẩm. Điều này dẫn tới việc mọi việc phải quyết định nhanh chóng. Như thế phong cách quản lý lúc này mang tính độc tài nhiều hơn là dân chủ (laissez-faire).
7. Những mục tiêu chi phối
Là những viễn cảnh được truyền tải tới mội nhân viên trong doanh nghiệp hay còn gọi là giá trị chung (Shared Values). Theo nhận định của hai Nhà kinh tế học Peters và Waterman thì những giá trị này có tầm quan trọng định hướng cho sự ổn định của sáu yếu tố còn lại và chúng chỉ chịu tác động thay đổi sau một thời gian dài.
| Strategy |
A set of actions that you start with and must maintain |
| Structure |
How people and tasks / work are organised |
| Systems |
All the processes and information flows that link the organisation together |
| Style |
How managers behave |
| Staff |
How you develop managers (current and future) |
| Superordinate Goals |
Longer-term vision, and all that values stuff, that shapes the destiny of the organisation |
| Skills |
Dominant attributes or capabilities that exist in the organisation |