ERP là gì?
Để hiểu ERP là gì? Nội trong bài viết này khó có thể mô tả hết được. Người viết tiếp cận theo hướng tóm lược các bước phát triển trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành doanh nghiệp trên thế giới. Từ đó, rút ra các tập quán tốt nhất để đưa việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp Việt Nam.
Tự động hoá trước đây
Tự động hoá các công việc bên trong các phòng ban.
Vì thế, mỗi phòng ban chức năng có các hệ thống riêng của họ (Tài chính kế toán, Bán hàng, Sản xuất, Nhân sự, Mua hàng, ....).
Chức năng của các công việc này chỉ dành cho các phòng ban cần chúng.
Các hệ thống không đủ mạnh để cố gắng bao quát các công việc của các phòng ban chức năng.
⇒ Kết quả: Hầu hết liên lạc, trao đổi giữa các phòng ban chức năng là làm thủ công
ERP là gì?
Tích hợp tất cả các hệ thống lại với nhau, đặt cơ sở trên một CSDL duy nhất.
Hỗ trợ hầu hết các thông tin cần thiết của doanh nghiệp.
Là hệ thống hướng giao dịch (Transaction oriented systems - OLTP)
Kế toán, tiền lương, xuất hoá đơn, tối ưu hoá hệ thống phân phối, tự động hoá thúc đẩy kinh doanh, dịch vụ khách hàng,...
Chỉ ra cách thức tăng năng suất, giúp ra quyết định đúng đắn, kịp thời và chính xác giúp tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Thay thế vô số các hệ thống rời rạc trong tổ chức.
⇒ Một hệ thống tích hợp duy nhất.
Tiến trình của ERP
♦ MRP (Material Requirements Planning) – Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu.
Cần nguyên vật liệu gì?
Khi nào cần và mua nó như thế nào?
Quản lý ra làm sao?
Tăng tối đa hiệu suất sử dụng tài sản.
♦ MRP của những năm 60
Lập kế hoạch sản xuất tổng thể
Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu.
Hoạch định năng lực sản xuất yêu cầu.
♦ MRP II của thập kỷ 70.
Hoạch định bán hàng & cách thức vận hành
Mô phỏng
Dự báo trước
♦ MRP của thập kỷ 90.
bán hàng và phân phối
quản lý nguyên vật liệu
bảo trì trang thiết bị
quản lý chất lượng
tài chính kế toán
tăng cường kiểm soát
quản lý đầu tư
quản lý nguồn nhân lực
♦ ...
Các phụ thuộc của ERP
Hỗ trợ mạnh mẽ từ lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp.
Tiếp cận quy trình
Thay đổi các thủ tục kinh doanh (BPR)
Thay đổi cấu trúc tổ chức, văn hoá, chiến lược.
Thay đổi công nghệ
Tính chất của ERP
khó cài đặt
là một phần mềm rất lớn và phức tạp
cung cấp thông tin về mọi phía của tổ chức
giảm tối đa tồn kho, phế phẩm
dễ dàng liên lạc với khách hàng, nhà cung cấp
Trước ERP
Nhiều hệ thống, giao diện làm việc khác nhau, khó truy xuất thông tin về khách hàng, bán hàng, chi phí...
Khó bảo trì, nâng cấp theo sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp, nhiều CSDL, thông tin sai lệch giữa các hệ thống.
Có thể phải mất hàng tuần hoặc hàng tháng mới có được thông tin về khách hàng, hoặc chờ thay đổi hệ thống theo yêu cầu ...
Sau khi triển khai ERP
Các hệ thống tích hợp với nhau
Giao diện làm việc nhất quán
Một CSDL
Truy cập vào hệ thống dữ liệu hiện thời, thời gian thực
Tăng khả năng hoạch định
Có khả năng làm việc trên môi trường đa quốc gia.
Ngữ cảnh VD: Xử lý đơn hàng
Nhân viên bán hàng tạo một thư báo giá (quote) thiết bị máy tính cho khách hàng ở nước ngoài
Hệ thống lập tức tạo cấu hình sản phẩm, giá, ngày giao hàng, phương thức giao hàng,...
Khách hàng sẽ chấp nhận báo giá qua mạng Internet
Hệ thống tự động:
Lên lịch giao hàng
Để dành sẵn vật tư
Đặt hàng các bộ phận từ nhà cung cấp
Lập kế hoạch lắp ráp (sản xuất)
Kiểm tra giới hạn nợ (tín dụng) của khách hàng
Cập nhật thông tin bán hàng & dự báo sản xuất
Tạo yêu cầu NVL (MRP) & định mức (BOM)
Cập nhật lương cho nhân viên bán hàng
tiền hoa hồng
tiền công tác
Tính toán chi phí sản xuất & lãi
Cập nhật thông tin nghiệp vụ kế toán tài chính
Triển khai ERP
Trọng tâm vào quy trình nghiệp vụ, không phải kỹ thuật công nghệ
Lập một TH kinh doanh
Lợi ích dài hạn
giảm tồn kho,
tăng cường kiểm soát chi phí,
tăng tính cạnh tranh,
...
Phần mềm
Phần cứng
Con người (tốn nhiều chi phí nhất cho đến nay)
Phần mềm
Bản quyền phần mềm ERP, CSDL
bảo trì hệ thống
phí hỗ trợ
các gói bổ sung thêm
Phần cứng
kiến trúc hạ tầng mới
năng lực mạng
hệ thống lưu trữ, lưu dự phòng
nhiều máy chủ, thử nghiệm hệ thống
Con Người:
Con người – tham gia dự án triển khai
bên trong (nhóm nòng cốt),
tư vấn bên ngoài
Các quản lý, giám đốc
có thể sẽ cần cam kết thời gian dài hạn, nhiều năm
Tiếp tục hỗ trợ từ các chuyên gia (senior execs)
Quản lý thay đổi
hầu hết nhân sự sẽ có ảnh hưởng
Yêu cầu đào tạo
Nhân sự phụ trách kỹ thuật
Nhân sự phụ trách nghiệp vụ
20-50% dự toán kinh phí dự án thuộc về đào tạo và phát triển kỹ năng
Kết quả là cần ít con người hơn, nhưng cần nhiêu kỹ năng, hiểu rõ tổ chức
4 tháng đến 5 + năm để triển khai thành công
Khảo sát CEO
67% Tăng tính chính xác của thông tin, tính sẵn sàng thông tin cao
61% Tăng khả năng ra quyết định
51% Giảm chi phí/Tăng năng suất
38% Nâng cấp kỹ thuật công nghệ
31% Giải quyết được các sự cố chiến (vd. Y2K)
24% Tăng lợi nhuận
15% Chưa triển khai
04% Ý kiến khác
Triển khai ERP thành công
Để triển khai ERP thành công, ngoài các yếu tố lựa chọn phần mềm, phần cứng, thủ tục quy trình kinh doanh, .... như đã nêu trên, mấu chốt của thành công bao gồm việc Doanh nghiệp phải quyết tâm theo đuổi đến cùng. Các cam kết sau sẽ cần được xem xét:
Cam kết của người dùng chủ chốt (Key user)
Đại diện từng vùng chức năng chính (Tài chính, Bán hàng, Sản xuất, ...)
Dành 50 đến 75% cho dự án trong suốt quá trình triển khai dự án
Trở thành người dùng thành thạo (“super user”) trên vùng chức năng đảm nhiệm
Tham dự tất cả các thảo luận về quy trình, huấn luyện và thử nghiệm hệ thống (Piloting)
Trợ giúp chuyển đổi dữ liệu và thử nghiệm
Xây dựng các thủ tục và tài liệu đào tạo cho người dùng cuối
Đào tạo người dùng cuối
Cam kết của trưởng dự án
Tham dự tất cả các buổi huấn luyện và hội thảo về quy trình
Phối hợp các hoạt động và lịch trình của nhóm đề án nội bộ
Bảo đảm các vấn đề (issues) của đề án được cập nhật kịp thời
Cung cấp báo cáo tình trạng cho ban điều hành dự án về các vấn đề: tiến độ, ngân sách, ...
Giám sát phạm vi dự án và ký tất cả các yêu cầu thay đổi phạm vi.
Thúc đẩy tiến trình đề án và truyền đạt trình trạng cho tổ chức
Cam kết của Ban điều hành dự án
Cung cấp sự chỉ đạo về mục tiêu và chiến lược của công ty
Xem xét và hiểu rõ tiến trình/tình trạng của dự án
Hiểu rõ và nhận dạng các rủi ro chính của dự án
Resolve business decision issues if elevated
Xem xét thay đổi phạm vi dự án ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách
Ký chấp nhận các chuyển giao của dự án
Kết Luận: Trong bài viết này chỉ nêu những điểm chính cần quan tâm, mỗi một vấn đề nêu trên có thể mở rộng thành các chuyên đề đầy lý thú để tìm hiểu xem, ERP có thể áp dụng tốt cho các doanh nghiệp Việt Nam hay không? Quy mô như thế nào thì nên áp dụng ERP? Tiếp cận như thế nào? Tại sao? ... nói thì hay, .... ai cũng mê, ... nhưng nhiều Doanh nghiệp VN đã bỏ ra hàng Trăm ngàn dollar hay thậm chí hàng triệu dollar để đầu tư cho hệ thống ERP nhưng kết quả đạt được rất hạn chế, thậm chí có doanh nghiệp đã bỏ cuộc sau khi tiêu tốn biết bao tiền của vào ERP.
Hy vọng các chuyên đề sau, người viết sẽ cố gắng phân tích, đưa một số ý kiến để mọi người có tâm huyết với ERP ở VN cùng nghiên cứu để tìm ra hướng đi thích hợp cho ERP ở Việt Nam, cùng đưa doanh nghiệp VN phát triển đến tầm quản lý của khu vực và thế giới..
N.D.T _ Diễn đàn Vietgle